O problemach z doręczeniami elektronicznymi słów kilka | Co do zasady

Doręczenia elektroniczne miały uprościć kontakt z organami administracji publicznej oraz sądami. I co do zasady faktycznie upraszczają, jednak w sprawach podatkowych pojawiły się także pewne wątpliwości co do skuteczności składania pism i doręczeń, które musiały być rozstrzygane na poziomie sądowym.

Cyfryzacja administracji publicznej staje się faktem. W ostatnich latach wprowadzono kilka równoległych systemów, które pozwalają prowadzić korespondencję urzędową z organami administracji publicznej czy sądami. Jako pierwsza powstała Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP), potem dołączył do niej system e-Urząd Skarbowy (do kontaktów z urzędami skarbowymi), a w końcu publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, tzw. e-Doręczenia – system doręczeń elektronicznych, który ma stać się elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego.

Równoległe funkcjonowanie tych systemów oraz przepisów je regulujących spowodowało jednak szereg problemów zarówno dla podatników, jak i pełnomocników profesjonalnych. Dotyczyły one skuteczności składania pism do organów podatkowych czy sądów oraz skuteczności dokonywanych przez nie doręczeń.

e-Doręczenia czy ePUAP przy składaniu skargi do sądu administracyjnego?

Gdy system e-Doręczenia stał się obowiązkowy dla organów podatkowych i profesjonalnych pełnomocników, część z tych ostatnich zaczęła składać skargi do sądów administracyjnych przy użyciu tego właśnie systemu (za pośrednictwem organów, których działanie lub bezczynność była skarżona). Sądy odrzucały jednak skargi wniesione w ten sposób, twierdząc, że jedynym dopuszczalnym kanałem elektronicznego wniesienia skargi kierowanej do sądu administracyjnego jest nadal ePUAP.

Podejście takie mogło pozbawiać podatników prawa do sądu jedynie z uwagi na określoną interpretację pojęcia „elektronicznej skrzynki podawczej organu” użytego w ustawie prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

NSA w szeregu orzeczeń wydanych na przełomie lat 2025 i 2026 złagodził nieco to podejście i stwierdził, że wniesienie skargi do sądu administracyjnego przez system e-Doręczenia jest skuteczne wobec sądu, kiedy organ przekazał ją do tego sądu właściwą drogą przez ePUAP. NSA odwołał się przy tym do argumentu wskazującego, że prawo do sprawiedliwego i jawnego rozpatrzenia sprawy podatnika nie zostałoby urzeczywistnione w sytuacji odrzucenia skargi i bezpodstawnego zatamowania kontroli sądowoadministracyjnej tylko z powodu wniesienia skargi z wykorzystaniem innego niż ePUAP kanału komunikacji elektronicznej. Zdaniem NSA rygor odrzucenia skargi z powodu braku zachowania odpowiedniego trybu ze względu na wykorzystanie systemu e-Doręczenia nie wynika obecnie z ustawy prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ani z poszczególnych ustaw tworzących system doręczeń elektronicznych.

NSA nie stwierdził jednak, że właściwym sposobem wniesienia skargi do sądu administracyjnego jest system e-Doręczenia, zamiast ePUAP. Podkreślił jedynie, że wniesienie skargi przy użyciu systemu e-Doręczenia nie powinno powodować jej odrzucenia i pozbawienia prawa do sądu, szczególnie biorąc pod uwagę skomplikowanie systemu doręczeń elektronicznych w Polsce.

Wobec wątpliwości, jakie w orzecznictwie wywołała ta kwestia, docelowym sposobem wnoszenia skarg i składania pism do sądu administracyjnego (do czasu wdrożenia systemu e-Doręczenia w sądach administracyjnych) pozostaje ePUAP.

W 2025 roku Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, który miał wyeliminować wątpliwości co do skuteczności wnoszenia pism przez system e-Doręczenia, gdy z przepisów odrębnych jednocześnie wynika możliwość wnoszenia pism na „elektroniczną skrzynkę podawczą organu”, czyli np. do sądów administracyjnych. Nowelizacja taka dostosowałaby stan prawny do tez wynikających z ostatniego orzecznictwa NSA i ostatecznie usunęłaby wątpliwości w tym zakresie, więc doprowadzenie jej skutecznie do końca procesu legislacyjnego należy uznać za wskazane. Na ten moment prace utknęły jednak na poziomie Rady Ministrów.

Fikcja doręczenia nie działa przy doręczeniu pisma przez e-Urząd Skarbowy

Mnogość obowiązujących systemów, poprzez które możliwe jest dokonanie doręczeń elektronicznych spowodowała, że organy podatkowe zaczęły doręczać pisma także za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym i to nawet do pełnomocnika procesowego w sytuacji, gdy na jego pełnomocnictwie złożonym do akt sprawy wskazany był adres do e-Doręczeń. Jeśli takie pismo nie zostało odebrane, organy po upływie określonego czasu stosowały również tzw. fikcję doręczenia.

Powstał więc kolejny spór na gruncie przepisów o doręczeniach elektronicznych dotyczący skuteczności doręczenia pisma procesowego do pełnomocnika na jego konto w e-Urzędzie Skarbowym. NSA w swoim niedawnym wyroku z 3 sierpnia 2026 r. (I FSK 1307/25) wydanym w składzie siedmiu sędziów zajął się tym problemem. Z opublikowanego uzasadnienia pisemnego tego wyroku wynika, że:

• jeżeli ustanowiono pełnomocnika, co do zasady pisma doręcza się pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie,
• wyrażenie przez pełnomocnika zgody na doręczanie pism wydawanych przez organy podatkowe na konto w e-Urzędzie Skarbowym nie uchyla pierwszeństwa doręczenia pisma pełnomocnikowi na adres elektroniczny wskazany w pełnomocnictwie (zgoda ta nie zmienia adresu elektronicznego wskazanego w pełnomocnictwie szczególnym),
• doręczenie pisma do pełnomocnika na jego konto w e-Urzędzie Skarbowym nie jest całkowicie wykluczone, ponieważ nie stanowi jego pominięcia, ale takie doręczenie będzie skuteczne tylko w razie faktycznego odebrania pisma przez pełnomocnika,
• takie doręczenie nie jest możliwe poprzez zastosowanie tzw. fikcji doręczenia, a jeśli pełnomocnik faktycznie odebrał pismo z konta w e-Urzędzie Skarbowym, termin na dokonanie czynności procesowej liczy się od momentu jego odebrania.

Wyrok ten podkreśla, że reguła, zgodnie z którą pisma doręcza się pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie, ma charakter gwarancyjny i wyznacza docelowy sposób komunikacji organu z pełnomocnikiem. NSA podkreślił, że zmiana adresu, pod którym dokonuje się doręczeń, musi być czynnością identyfikowalną w toku postępowania. Zgoda na doręczanie pism przez e-Urząd Skarbowy wyrażana jest jednak poza aktami konkretnego postępowania, ma charakter generalny i systemowy, więc nie stanowi zawiadomienia o zmianie adresu do doręczeń.

Orzeczenie to pomaga uporządkować polski system doręczeń elektronicznych i ma znaczenie dla podatników, w których sprawach zastosowano fikcję doręczenia przy wykorzystaniu e-Urzędu Skarbowego i z tego tytułu wyciągnięto negatywne konsekwencje. Podatnicy tacy mogą wykorzystać tezy z tego wyroku w ramach prowadzonych sporów, a także przeanalizować możliwość wniesienia środków zaskarżenia od decyzji doręczonych na konto w e-Urzędzie Skarbowym, co do których organy zastosowały tzw. fikcję doręczenia.

Czy organy administracji publicznej mogą jeszcze doręczać przesyłki drogą tradycyjną?

Generalnie od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych mają spółki zarejestrowane w KRS oraz przedsiębiorcy rejestrujący jednoosobową działalność gospodarczą w CEIDG po tej dacie. Pozostali przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG taki obowiązek mają od 1 października 2026 r. Obywatele taką możliwość również posiadają, ale bez obowiązku w tym zakresie. Założenie i wpisanie adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych oznacza żądanie doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.

E-Doręczenia mają stać się docelowym kanałem komunikacji z organami administracji publicznej (a w przyszłości także z sądami). Już teraz zgodnie z obowiązującymi przepisami podmioty publiczne mają doręczać korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru na adres do e-Doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych. Przepisy wprowadzają bowiem pierwszeństwo (a nie tylko możliwość) doręczenia elektronicznego, więc doręczenie tradycyjne staje się jedynie środkiem zastępczym, kiedy doręczenie w sposób elektroniczny nie jest możliwe.

Urzędy skarbowe co do zasady wdrożyły już komunikację poprzez e-Doręczenia i działa ona sprawnie. Podatnicy korzystający z systemu e-Doręczenia powinni jednak pozostać czujni do momentu całkowitego wdrożenia tego systemu przez wszystkie organy publiczne i sądy.

Kamil Walicki, doradca podatkowy, praktyka podatkowa kancelarii Wardyński i Wspólnicy