Pułapki outsourcingu | Co do zasady

Outsourcing od lat zyskuje na popularności. Wraz ze wzrostem wielkości podmiotów gospodarczych, ich oddziałów, podmiotów zależnych, a także grup kapitałowych coraz większą uwagę zwraca się na koszty ich funkcjonowania. Przede wszystkim zauważono, że pewne czynności – m.in. takie jak kadry, płace, zakupy czy IT – są niepotrzebnie powielane. Stąd już krok do stwierdzenia, że korzystniejsze może być zlecenie takich funkcji firmie zewnętrznej albo założenie jednego centrum usług, obsługującego wszystkie podmioty powiązane. Dzięki temu firma może się skupić na swojej głównej działalności i ograniczyć koszty. Dodatkowo, jeśli założy takie biuro w specjalnej strefie ekonomicznej, może liczyć na ulgi podatkowe i mieć swój udział w aktywizacji zaniedbanych regionów.

Kiedy jednak w ten sposób zaczęły postępować instytucje regulowane, których działalność podlega nadzorowi, zaczęły się niepokoić organy nadzorcze. Pojawiło się bowiem ryzyko naruszenia tajemnicy zawodowej oraz przekazania na zewnątrz działań, które obejmuje uzyskana zgoda organów nadzoru. Dziś w przypadku instytucji finansowych mamy już określone ramy prawne outsourcingu. Wiadomo, co może być jego przedmiotem, a co nie, komu można zlecać określone funkcje, komu tylko za zgodą, a komu wcale. Nikogo nie dziwi, że bank zleca firmie zewnętrznej np. wysyłanie korespondencji do klientów, sprzątanie czy szkolenie.

Na outsourcing należy spojrzeć z trzech różnych perspektyw. Pierwsza to outsoursing instytucji regulowanych i rodzaj funkcji zlecanych przez nie na zewnątrz. W tym przypadku mamy dość klarowne reguły prawne. Druga dotyczy firm wykonujących usługi będące przedmiotem outsourcingu. Należy zwrócić uwagę, do jakiego stopnia istnieje dowolność w tej dziedzinie usług, jakie podmioty mogą je świadczyć, jakie wymogi powinny spełniać. Są przecież kategorie usług, które wymagają posiadania określonych uprawnień, np. prowadzenie ksiąg rachunkowych. Trzecia płaszczyzna to outsourcing pojmowany jako forma zarządzania kosztami w grupach kapitałowych.

Jeśli w grupie kapitałowej utworzymy spółkę, która będzie np. robiła zakupy i świadczyła różne usługi i centralnie będą podejmowane decyzje, że spółka córka w Polsce ma korzystać z określonych usług albo kupować określone towary, może pojawić się ryzyko naruszenia uprawnień korporacyjnych władz polskiej spółki, która jest samodzielnym podmiotem prawa i jako taki będzie osobiście odpowiadać za skutki prowadzonej działalności, także w takim zakresie, na który nie miała wpływu. Trzeba więc znaleźć złoty środek, żeby uszanować prawo polskie, a zarazem wykorzystać efektywność kosztową takiego rozwiązania. To się da pogodzić, ale trzeba taką konstrukcję prawnie „oprzyrządować”.

W świecie coraz bardziej rozrastających się przedsięwziąć i racjonalnego zarządzania nie wszystko trzeba robić własnymi siłami. Trzeba jednak wiedzieć, na co zwrócić uwagę i jak się zabezpieczyć, żeby outsourcing, zamiast ograniczyć koszty, sam nie stał się ich źródłem.