Monitoring - należyta staranność czy naruszenie dóbr osobistych? | Co do zasady

28 września br. w warszawskim hotelu Marriott odbyła się konferencja „Etyczny monIToring pracowników” współorganizowana przez Mediarecovery, Guidance Software oraz kancelarię Wardyński i Wspólnicy.

– Ponad 90 proc. informacji przyjmuje dziś postać cyfrową – mówił Sebastian Małycha, prezes Mediarecovery. – Tymczasem 59 proc. firm uważa, że nadużycia i nieprawidłowości albo u nich nie istnieją, albo są to pojedyncze wypadki w skali roku. Brak świadomości, obawa przed złamaniem prawa czy protestem związków zawodowych powodują, że prowadząc swoją działalność nie decydują się na monitoring. Inne firmy z kolei stosują permanentny monitoring, naruszając dobra osobiste pracowników i narażając się na ich roszczenia. Tymczasem zamiast gromadzić dane na wszelki wypadek można je analizować wybiórczo, bez dostępu do danych prywatnych. W ten sposób można sprawdzić, czy to aby na pewno przypadek, że firma przegrywa kolejny przetarg o niewielką kwotę z tym samym konkurentem, albo czy były pracownik, który podjął działalność konkurencyjną, nie wykorzystuje własności intelektualnej dawnego pracodawcy.

– Dla prawnika monitoring to złożony problem prawny – mówił Janusz Tomczak z Zespołu Postępowań Sądowych i Arbitrażowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy. – Prawo nie nadąża za nowymi technologiami, nie daje jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, co wolno, a czego nie. Na dodatek jest mało elastyczne, gdyż dominuje wykładnia językowa, pomijająca sens regulacji. Monitoring nie powinien być jednak postrzegany jako konflikt między uprawnieniami pracownika i pracodawcy, ale jako akt należytej staranności, wyraz dbałości o interes przedsiębiorstwa. Nie ma ucieczki przed wprowadzeniem systemów nadzoru, konieczne są jednak adekwatne narzędzia. Firmy w większości zabezpieczają się przed atakami z zewnątrz, tymczasem przeważająca większość ataków przychodzi z wewnątrz.

– Decydując się na monitoring, trzeba równoważyć dobra osobiste pracownika i uzasadniony interes pracodawcy – mówił dr Szymon Kubiak z Zespołu Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy. – Najwięcej zastrzeżeń budzi permanentny monitoring prewencyjny. Wielu ekspertów twierdzi, że taki monitoring jest niedopuszczalny, gdyż jest nieadekwatny w stosunku do zagrożeń. Nie budzi za to wątpliwości monitoring w odpowiedzi na jakiś incydent, np. wyciek informacji. Kluczowe jest poinformowanie pracowników, że ich praca może być monitorowana. Uzyskanie zgody pracowników nie jest jednak potrzebne.

W Polsce nie ma szczegółowych regulacji dotyczących monitoringu. Do kwestii monitoringu odnoszą się jednak normy prawne zawarte w Konstytucji (art. 47, 49 i 51), Kodeksie pracy (art. 11¹), Kodeksie cywilnym (art. 23) oraz ustawie o ochronie danych osobowych (art. 23-27).

– Monitoring w każdej postaci może naruszać dobra osobiste, takie jak godność, prywatność czy tajemnica korespondencji, co rodzi możliwość roszczeń pracownika z Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego – mówił dr Damian Flisak z Zespołu Prawa Mediów kancelarii Wardyński i Wspólnicy. – Orzecznictwo w tym zakresie jest dość skąpe, ale istnieje. Sąd nie dopatrzył się np. naruszenia godności pracownika w żądaniu pracodawcy, by pracownik przed przystąpieniem do pracy poddał się badaniu alkomatem. Sąd uznał, że pracodawca w tym wypadku zasadnie skorzystał ze swoich uprawnień i było to wyrazem dbałości o bezpieczeństwo innych pracowników. W innej sprawie sąd uznał, że nie jest naruszeniem dóbr osobistych wręczenie wypowiedzenia w niewłaściwej formie. Było za to naruszeniem godności pracownicy relegowanie jej do pracy fizycznej, która nie mieściła się w jej obowiązkach.

Monitoring może też naruszać ustawę o ochronie danych osobowych. Należy przy tym pamiętać, że dane osobowe są to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. W tej definicji mieszczą się np. linie papilarne, pesel, ale także korespondencja. W związku z tym rodzi się pytanie o status prywatnej korespondencji z wykorzystaniem skrzynki służbowej.

– Pracodawca jest właścicielem urządzeń służących do komunikacji – mówił dr Szymon Kubiak. – Jeśli zakomunikuje, że użytek prywatny jest niedopuszczalny, można domniemywać, że cała korespondencja jest służbowa, co oznacza możliwość jej monitorowania. Monitoring musi być jednak usprawiedliwiony (w ewentualnym postępowaniu sądowym trzeba umieć wykazać jego cel, co byłoby trudne przy monitoringu permanentnym), transparentny (znane muszą być zasady i zakres kontroli), jawny (pracownicy muszą być o nim poinformowani) oraz niedyskryminujący. Musi być także proporcjonalny, co oznacza, że jego celu nie dałoby się osiągnąć w mniej dolegliwy sposób. Przykładowo ewidencję czasu pracy można prowadzić za pomocą czytników i kart zbliżeniowych – wprowadzenie monitoringu z wykorzystaniem odcisków palców byłoby już nieproporcjonalnie dolegliwe.

Jeżeli pracownik uzna, że monitoring jest prowadzony z naruszeniem dóbr osobistych albo danych osobowych, może dochodzić usunięcia skutków tego naruszenia poprzez opublikowanie przeprosin. Sankcja ta musi być jednak proporcjonalna do naruszenia (czyli raczej w gazetce pracowniczej niż w gazecie ogólnopolskiej). Może też dochodzić zadośćuczynienia pieniężnego, przekazania określonej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny lub odszkodowania.

Z kolei pracodawca, jeżeli monitoring ujawni poważne naruszenie obowiązków przez pracownika, ma do dyspozycji kary porządkowe oraz rozwiązanie umowy o pracę – bez wypowiedzenia bądź z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Janusz Tomczak przypomniał, że zgodnie z art. 296 Kodeksu karnego za wyrządzenie znacznej szkody majątkowej (czyli przekraczającej 200 tys. zł) grozi odpowiedzialność nie cywilna, ale karna. Sankcja karna, w postaci pozbawienia wolności do lat 3, grozi również za sprowadzenie bezpośredniego niebezpieczeństwa wyrządzenia takiej szkody, czyli m.in. za brak nadzoru. Z art. 296 k.k. wynika więc swoisty obowiązek monitoringu.

Zwrócił też uwagę, że w postępowaniu karnym obowiązują inne wymogi dowodowe. Nie wystarczy przedstawić prokuraturze własnoręcznie przygotowanego wyciągu z e-maili podejrzanego, gdyż łatwo narazić się na zarzut, że dane takie zostały poddane modyfikacji. Najlepiej złożyć do prokuratury zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa razem z binarną kopią systemu wykonaną zawczasu przez wyspecjalizowaną firmę. W ten sposób system informatyczny zostaje zamrożony na określonym etapie i staje się materiałem procesowym, na którego podstawie biegli powołani przez prokuraturę będą mogli dokonać analizy danych.

Decydując się na złożenie zawiadomienia, przedsiębiorca musi jednak rozważyć szereg za i przeciw, takich jak względy wizerunkowe, wartość szkody, dolegliwości organizacyjne procedury karnej, a także realne możliwości usunięcia skutków czynu zabronionego.